Regulamin platformy GymCore

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy GymCore (dalej: „Platforma” lub „Usługa”), dostępnej pod adresem gymcore.pl oraz za pośrednictwem powiązanych subdomen i aplikacji.

1.2. Dostawcą Platformy jest CREOTON TOMASZ PRZESTACKI, NIP: 6172150102 (dalej: „Dostawca”).

1.3. Korzystanie z Platformy jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z jego treścią przed rozpoczęciem korzystania z Usługi.

1.4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

• Platforma / GymCore — system SaaS do zarządzania siłowniami i klubami fitness, obejmujący panel administracyjny, panel klienta, terminal dostępu, kreator strony www oraz powiązane moduły i usługi.
• Użytkownik — podmiot (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który zawarł umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną z Dostawcą.
• Konto — indywidualny, zabezpieczony hasłem dostęp do Platformy przypisany do Użytkownika.
• Plan subskrypcyjny — wybrany przez Użytkownika wariant usługi (Starter, Professional, Enterprise) określający zakres dostępnych funkcji, limity i cenę.
• Członek / Klient siłowni — osoba fizyczna korzystająca z usług siłowni zarządzanej przez Użytkownika za pośrednictwem Platformy.
• Moduł — wyodrębniona funkcjonalność Platformy (np. classes, appointments, referrals, terminal, kiosk, reports, website), której dostępność może zależeć od wybranego Planu subskrypcyjnego.
• Operator Płatności — licencjonowana instytucja płatnicza (PayU S.A., PayPro S.A. /Przelewy24/, mElements S.A. /Paynow/) obsługująca transakcje płatnicze w modelu marketplace na zlecenie Dostawcy.
• Transakcja Członkowska — płatność dokonywana przez Członka na rzecz Użytkownika (siłowni) za pośrednictwem Platformy, obejmująca m.in. zakup karnetu, zapis na zajęcia, rezerwację wizyty, zakup pakietu wizyt lub doładowanie portfela.
• Prowizja transakcyjna — opłata pobierana przez Dostawcę od każdej Transakcji Członkowskiej, w wysokości określonej w cenniku lub umowie indywidualnej.
• Okres rozliczeniowy — miesięczny lub roczny cykl, za który naliczana jest opłata subskrypcyjna.
• Okres próbny (Trial) — bezpłatny, 14-dniowy okres korzystania z Platformy z pełnym dostępem do funkcji wybranego Planu.

3.1. Platforma jest przeznaczona wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usług fitness, sportowych lub rekreacyjnych.

3.2. Do korzystania z Platformy niezbędne jest: przeglądarka internetowa w aktualnej wersji (Chrome, Firefox, Safari, Edge), połączenie z internetem o minimalnej przepustowości 2 Mbps, aktywne konto email.

3.3. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującym prawem oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu.

3.4. Zabronione jest w szczególności:

• udostępnianie danych dostępowych osobom trzecim spoza organizacji Użytkownika;
• próby uzyskania nieautoryzowanego dostępu do systemów Dostawcy;
• wykorzystywanie Platformy do celów niezgodnych z prawem;
• kopiowanie, dekompilacja lub reverse engineering kodu źródłowego Platformy;
• masowe pobieranie danych lub obciążanie infrastruktury Dostawcy w sposób nieuzasadniony normalnym korzystaniem.

4.1. Rejestracja na Platformie wymaga podania: nazwy siłowni / klubu, imienia i nazwiska osoby kontaktowej, adresu email, numeru telefonu.

4.2. Użytkownik oświadcza, że dane podane podczas rejestracji są prawdziwe i aktualne. Użytkownik zobowiązuje się do niezwłocznej aktualizacji danych w przypadku ich zmiany.

4.3. Konto jest zabezpieczone hasłem. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności danych logowania.

4.4. Platforma obsługuje trzy typy kont: konto personelu (Staff) z rolami Admin, Manager i Pracownik; konto klienta siłowni (Member) z logowaniem email/hasło lub OAuth (Google, Apple); konto administratora platformy.

4.5. Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć swoje konto, kontaktując się z Dostawcą. Usunięcie konta jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy.

5.1. Platforma jest dostępna w następujących Planach:

• Starter — 299 PLN netto miesięcznie (239 PLN netto przy rozliczeniu rocznym). Do 200 aktywnych członków, 1 lokalizacja, podstawowe moduły.
• Professional — 599 PLN netto miesięcznie (479 PLN netto przy rozliczeniu rocznym). Do 1000 aktywnych członków, do 3 lokalizacji, pełen zestaw modułów (classes, appointments, referrals, website, reports).
• Enterprise — cena ustalana indywidualnie. Bez limitów członków i lokalizacji, kiosk, panel administratora, API, SLA, dedykowany opiekun.

5.2. Wszystkie ceny podawane są w kwotach netto i powiększane o podatek VAT w stawce obowiązującej w dniu wystawienia faktury (23%).

5.3. Opłaty subskrypcyjne naliczane są z góry za dany Okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny).

5.4. Płatności realizowane są za pośrednictwem systemu PayU, Przelewy24, Paynow lub przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze.

5.5. W przypadku braku terminowej płatności Dostawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Platformy po uprzednim wysłaniu przypomnienia (3 i 7 dni po terminie).

5.6. Użytkownik może zmienić Plan subskrypcyjny w dowolnym momencie. Zmiana na wyższy Plan obowiązuje natychmiast z naliczeniem proporcjonalnej dopłaty. Zmiana na niższy Plan obowiązuje od następnego Okresu rozliczeniowego.

5.7. Dostawca wystawia faktury VAT w formie elektronicznej (PDF). Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

6.1. Model marketplace. Platforma umożliwia Użytkownikom (siłowniom) przyjmowanie płatności online od swoich Członków za pośrednictwem Operatorów Płatności działających w modelu marketplace. Dostawca pełni rolę pośrednika technologicznego (operatora marketplace) — nie jest stroną transakcji między Użytkownikiem a Członkiem i nie przyjmuje, nie przechowuje ani nie przekazuje środków pieniężnych Członków.

6.2. Operatorzy Płatności. Transakcje Członkowskie są obsługiwane przez licencjonowanych Operatorów Płatności:

• PayU S.A. — z siedzibą w Poznaniu, licencjonowana krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez KNF (nr wpisu: IP24/2014);
• PayPro S.A. (Przelewy24) — z siedzibą w Poznaniu, licencjonowana krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez KNF;
• mElements S.A. (Paynow) — z siedzibą w Warszawie, licencjonowana krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez KNF.

6.3. Przepływ środków. Środki wpłacane przez Członków trafiają na rachunek Operatora Płatności. Operator Płatności dokonuje wypłaty bezpośrednio na rachunek bankowy Użytkownika (siłowni), po potrąceniu prowizji Operatora Płatności oraz Prowizji transakcyjnej należnej Dostawcy. Dostawca w żadnym momencie nie jest dysponentem środków Członków.

6.4. Rejestracja sub-merchanta. Aby korzystać z płatności online, Użytkownik jest zobowiązany do rejestracji jako sub-merchant (podsprzedawca) u wybranego Operatora Płatności. Rejestracja odbywa się za pośrednictwem Platformy i wymaga podania danych firmy, numeru NIP, danych rachunku bankowego oraz przejścia procedury weryfikacyjnej (KYC) wymaganej przez Operatora Płatności.

6.5. Prowizja transakcyjna. Od każdej Transakcji Członkowskiej Dostawca pobiera Prowizję transakcyjną. Wysokość prowizji jest określona w cenniku dostępnym w panelu administracyjnym lub w umowie indywidualnej. Prowizja jest potrącana automatycznie przez Operatora Płatności w ramach mechanizmu split-payment przed wypłatą na rachunek Użytkownika.

6.6. Obowiązki Użytkownika. Użytkownik (siłownia) jest sprzedawcą usług fitness i ponosi pełną odpowiedzialność za:

• prawidłowe opisanie oferowanych usług (karnetów, zajęć, wizyt) i ich cen;
• realizację usług opłaconych przez Członków;
• wystawianie paragonów i/lub faktur VAT Członkom zgodnie z obowiązującymi przepisami (fiskalizacja);
• rozpatrywanie reklamacji Członków dotyczących zakupionych usług;
• zgodność z przepisami o prawach konsumenta, w tym z prawem do odstąpienia od umowy zawartej na odległość (14 dni).

6.7. Zwroty i reklamacje. W przypadku zwrotów Platforma obsługuje następujące scenariusze:

• Płatność online — zwrot trafia na portfel (skarbonkę) Członka w systemie. Na żądanie Użytkownika możliwy jest zwrot na rachunek bankowy Członka za pośrednictwem Operatora Płatności;
• Płatność z karnetu — zwrot wejścia na karnet (przywrócenie limitu);
• Płatność gotówką — oznaczenie do ręcznego zwrotu przez personel siłowni.

6.8. Fiskalizacja. Platforma udostępnia mechanizm fiskalizacji umożliwiający Użytkownikowi generowanie paragonów i faktur VAT z poziomu systemu. Obowiązek fiskalizacji spoczywa na Użytkowniku jako sprzedawcy usług. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń podatkowych Użytkownika.

6.9. Portfel (skarbonka) Członka. Platforma umożliwia prowadzenie portfela elektronicznego Członka. Środki w portfelu stanowią przedpłatę na usługi Użytkownika i nie są depozytem pieniężnym w rozumieniu prawa bankowego. Saldo portfela jest przypisane do relacji Członek — Użytkownik (siłownia) i nie podlega transferowi między siłowniami.

6.10. Rozliczenia i raporty. Dostawca udostępnia Użytkownikowi raporty transakcyjne w panelu administracyjnym, obejmujące: listę transakcji z podziałem na metody płatności, statusy transakcji (pending, completed, failed, refunded), raporty dobowe i miesięczne z kwotami brutto, prowizjami i kwotami netto do wypłaty.

6.11. Odpowiedzialność za płatności. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za: opóźnienia w wypłatach leżące po stronie Operatora Płatności, odrzucone transakcje wynikające z niewystarczających środków Członka lub ograniczeń banku, chargebacki (obciążenia zwrotne) wynikające ze sporów między Członkiem a Użytkownikiem. W przypadku chargebacków koszty obciążenia zwrotnego ponosi Użytkownik.

7.1. Każdy nowy Użytkownik ma prawo do jednorazowego, bezpłatnego Okresu próbnego trwającego 14 dni kalendarzowych.

7.2. W trakcie Okresu próbnego Użytkownik ma dostęp do wszystkich funkcji wybranego Planu subskrypcyjnego.

7.3. Rozpoczęcie Okresu próbnego nie wymaga podania danych karty płatniczej ani dokonania żadnej płatności.

7.4. Po zakończeniu Okresu próbnego dostęp do Platformy zostaje zawieszony do momentu wykupienia Planu subskrypcyjnego. Dane wprowadzone w okresie próbnym zostają zachowane przez 30 dni.

7.5. Okres próbny przysługuje jednokrotnie — ponowne założenie konta na te same dane nie uprawnia do kolejnego okresu próbnego.

8.1. Dostawca zobowiązuje się do:

• zapewnienia dostępu do Platformy zgodnie z wybranym Planem subskrypcyjnym;
• utrzymania infrastruktury technicznej zapewniającej ciągłość działania Usługi;
• wykonywania regularnych kopii zapasowych danych (co 6 godzin);
• informowania o planowanych przerwach technicznych z wyprzedzeniem minimum 48 godzin;
• zapewnienia wsparcia technicznego zgodnego z wybranym Planem;
• ochrony danych Użytkownika i jego klientów zgodnie z RODO i przepisami prawa polskiego.

8.2. Użytkownik zobowiązuje się do:

• korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem i niniejszym Regulaminem;
• terminowego regulowania opłat subskrypcyjnych;
• zapewnienia, że dane osobowe klientów siłowni przetwarzane za pośrednictwem Platformy są gromadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym z posiadaniem odpowiednich zgód);
• niezwłocznego informowania Dostawcy o wszelkich nieprawidłowościach w działaniu Platformy;
• nieudostępniania danych logowania osobom nieuprawnionym.

9.1. Dostawca dokłada wszelkich starań, aby Platforma była dostępna przez 99,9% czasu w skali miesiąca (Service Level Agreement).

9.2. Czas niedostępności nie obejmuje: planowanych przerw konserwacyjnych (ogłaszanych z 48-godzinnym wyprzedzeniem), awarii leżących po stronie dostawców infrastruktury (hosting, CDN), okoliczności siły wyższej.

9.3. W przypadku niedostępności przekraczającej zobowiązanie SLA w danym miesiącu, Użytkownikowi planu Enterprise przysługuje rekompensata w formie proporcjonalnego wydłużenia okresu subskrypcji, zgodnie z indywidualną umową SLA.

9.4. Dostawca wykonuje automatyczne kopie zapasowe co 6 godzin i przechowuje je przez minimum 30 dni.

9.5. O planowanych przerwach technicznych Dostawca informuje Użytkowników drogą mailową oraz poprzez komunikat w panelu administracyjnym.

10.1. Dostawca przetwarza dane osobowe Użytkowników zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

10.2. W relacji Użytkownik — Dostawca, w zakresie danych klientów siłowni (Członków), Użytkownik jest Administratorem danych osobowych, a Dostawca — Podmiotem przetwarzającym (Procesorem). Zasady powierzenia przetwarzania danych reguluje odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), stanowiąca integralną część umowy o świadczenie usług.

10.3. Dane osobowe przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej.

10.4. Dane są szyfrowane zarówno w transmisji (TLS 1.2+), jak i w spoczynku (AES-256).

10.5. Platforma zapewnia mechanizmy wspierające zgodność z RODO:

• anonimizacja danych osobowych klientów siłowni na żądanie;
• eksport danych osobowych klienta (prawo do przenoszenia danych);
• rejestrowanie zgód (GDPR consent, zgoda marketingowa) z datą i adresem IP;
• wersjonowany regulamin z możliwością śledzenia akceptacji per klient;
• automatyczne usuwanie danych po upływie okresu retencji.

10.6. Dostawca nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem oraz podwykonawców niezbędnych do świadczenia Usługi (np. dostawcy płatności, SMSAPI), z którymi zawarte są odpowiednie umowy powierzenia.

10.7. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawiera Polityka Prywatności, dostępna na stronie gymcore.pl.

11.1. Platforma GymCore, w tym jej kod źródłowy, interfejs użytkownika, grafika, dokumentacja, bazy danych i know-how, stanowią własność Dostawcy i są chronione prawem autorskim oraz prawem własności przemysłowej.

11.2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Platformy w zakresie określonym Planem subskrypcyjnym, na czas trwania umowy.

11.3. Dane wprowadzone przez Użytkownika do Platformy (baza klientów, transakcje, konfiguracje) pozostają własnością Użytkownika. Dostawca nie rości sobie do nich żadnych praw.

11.4. Użytkownik ma prawo do eksportu swoich danych w formatach CSV i PDF w dowolnym momencie trwania umowy.

12.1. Dostawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie Platformy zgodnie z jej dokumentacją i specyfikacją.

12.2. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• szkody wynikające z korzystania z Platformy niezgodnie z Regulaminem lub dokumentacją;
• utratę danych spowodowaną działaniem Użytkownika lub osób przez niego upoważnionych;
• przerwy w działaniu wynikające z okoliczności siły wyższej;
• szkody wynikające z awarii infrastruktury internetowej leżącej po stronie Użytkownika lub dostawców pośrednich;
• treści wprowadzane do Platformy przez Użytkownika i jego klientów;
• decyzje biznesowe Użytkownika podjęte na podstawie danych z Platformy.

12.3. Odpowiedzialność odszkodowawcza Dostawcy wobec Użytkownika jest ograniczona do wysokości opłat subskrypcyjnych uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.

12.4. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans).

13.1. Reklamacje dotyczące działania Platformy należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres: support@gymcore.pl.

13.2. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Użytkownika (nazwa konta, adres email), opis problemu, datę i godzinę wystąpienia, oczekiwany sposób rozwiązania.

13.3. Dostawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 30 dni, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.

13.4. Odpowiedź na reklamację jest przesyłana na adres email Użytkownika.

14.1. Użytkownik może rozwiązać umowę (zrezygnować z subskrypcji) w dowolnym momencie, bez podania przyczyny, ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.

14.2. Rezygnacja nie uprawnia do zwrotu opłaty za bieżący Okres rozliczeniowy (z wyjątkiem rozliczeń rocznych — patrz pkt 14.5).

14.3. Dostawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

• rażącego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika;
• braku płatności za dwa kolejne Okresy rozliczeniowe pomimo dwukrotnego wezwania do zapłaty;
• korzystania z Platformy w sposób naruszający prawo lub prawa osób trzecich.

14.4. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik ma 30 dni na pobranie pełnego eksportu swoich danych. Po upływie tego terminu dane są trwale usuwane.

14.5. W przypadku rozliczenia rocznego, jeśli Użytkownik rezygnuje przed końcem opłaconego okresu, przysługuje mu zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystane pełne miesiące, pomniejszony o udzielony rabat roczny.

15.1. Dostawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.

15.2. O każdej zmianie Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani drogą mailową oraz komunikatem w panelu administracyjnym z wyprzedzeniem minimum 30 dni przed wejściem zmian w życie.

15.3. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, ma prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie. Brak sprzeciwu w terminie 30 dni od powiadomienia oznacza akceptację nowego Regulaminu.

15.4. Zmiany Regulaminu nie mogą pogarszać warunków umowy w trakcie trwania opłaconego Okresu rozliczeniowego.

16.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.

16.2. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Dostawcy.

16.3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.

16.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 24 lutego 2026 r.

16.5. Kontakt z Dostawcą: email — support@gymcore.pl. Dostawca: CREOTON TOMASZ PRZESTACKI, NIP: 6172150102.