Umowa o świadczenie usług SaaS GymCore

1.1. Dostawca: CREOTON TOMASZ PRZESTACKI, NIP: 6172150102, będący właścicielem i operatorem platformy GymCore dostępnej pod adresem gymcore.pl (dalej: „Dostawca”).

1.2. Klient: przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług fitness, sportowych lub rekreacyjnych (siłownia, klub fitness, studio treningowe itp.), który dokonał rejestracji w Platformie i zaakceptował niniejszą Umowę (dalej: „Klient” lub „Operator”).

1.3. Dostawca i Klient zwani są dalej łącznie „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”.

2.1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Dostawcę na rzecz Klienta usług drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service), obejmujących udostępnienie Platformy GymCore do zarządzania obiektem sportowym/fitness.

2.2. Platforma dostępna jest przez przeglądarkę internetową pod adresem gymcore.pl oraz za pośrednictwem subdomen przypisanych do konta Klienta.

2.3. Dostawca nie jest stroną relacji pomiędzy Klientem a jego członkami (końcowymi użytkownikami klubu fitness). Dostawca dostarcza jedynie narzędzie technologiczne.

2.4. Korzystanie z Platformy podlega również Regulaminowi platformy GymCore dostępnemu pod adresem gymcore.pl/regulamin.

3.1. Platforma GymCore obejmuje do 24 modułów funkcjonalnych, których dostępność zależy od wybranego planu subskrypcyjnego:

• Kontrola dostępu — terminal RFID/NFC, kody QR, kiosk samoobsługowy, logi wejść
• Zarządzanie karnetami — typy karnetów, zamrażanie, aktywacja, limity, sprzedaż online
• Zajęcia grupowe — harmonogram, zapisy online, lista oczekujących, instruktorzy
• Wizyty i spotkania — treningi personalne, konsultacje, pakiety wizyt
• Płatności online — integracja z PayU, Przelewy24, Paynow; portfel klienta
• Zarządzanie klientami — profil, GDPR, pomiary, polecenia, portfel
• Raporty i analityka — dashboard, raporty dobowe/miesięczne, dłużnicy
• Strona www siłowni — edytor drag & drop, 8 sekcji, SEO
• Powiadomienia — SMS, email, szablony, przypomnienia automatyczne
• Panel klienta — rezerwacje, zamówienia, portfel, kod QR

3.2. Szczegółowy wykaz funkcji dostępnych w poszczególnych planach (Starter, Professional, Enterprise) opisany jest na stronie gymcore.pl/#cennik oraz w dokumentacji Platformy.

3.3. Dostawca zastrzega sobie prawo do rozbudowy funkcjonalności Platformy. Nowe moduły mogą być udostępniane w ramach istniejących planów lub jako odrębne opcje płatne.

3.4. Dostawca zapewnia hosting, utrzymanie infrastruktury, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe i wsparcie techniczne na warunkach określonych w planie Klienta.

4.1. Klient zobowiązuje się do uiszczania opłaty subskrypcyjnej zgodnie z wybranym planem cenowym. Aktualne ceny dostępne są na stronie gymcore.pl/#cennik.

4.2. Opłata subskrypcyjna jest naliczana z góry za okres rozliczeniowy (miesiąc lub rok, w zależności od wybranego cyklu). Kwoty podane na stronie cenowej są kwotami netto i zostaną powiększone o podatek VAT (23%).

4.3. Dostawca wystawia fakturę VAT do 7 dnia od daty naliczenia opłaty. Faktury dostarczane są drogą elektroniczną na adres email wskazany w koncie Klienta.

4.4. Płatność realizowana jest automatycznie za pomocą karty płatniczej lub przelewu online przypisanego do konta Klienta. Klient odpowiada za aktualność danych płatniczych.

4.5. W przypadku braku płatności w terminie Dostawca może:

• wysłać przypomnienie o płatności (email + powiadomienie w Platformie),
• po 7 dniach od terminu — ograniczyć dostęp do Platformy (tryb tylko do odczytu),
• po 30 dniach od terminu — zawiesić konto Klienta,
• po 60 dniach od terminu — rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

4.6. Zmiana planu na wyższy następuje natychmiast z naliczeniem proporcjonalnej różnicy za bieżący okres. Zmiana na niższy plan wchodzi w życie od następnego okresu rozliczeniowego.

4.7. Dostawca zastrzega sobie prawo do zmiany cen z 30-dniowym wyprzedzeniem. Nowe ceny obowiązują od następnego okresu rozliczeniowego po upływie terminu powiadomienia.

5.1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem rejestracji Klienta w Platformie.

5.2. Pierwsze 14 dni od rejestracji stanowią bezpłatny okres próbny (patrz pkt 7 Regulaminu). Po zakończeniu okresu próbnego Klient wybiera plan subskrypcyjny lub konto zostaje automatycznie zawieszone.

5.3. Umowa jest rozliczana w cyklach miesięcznych lub rocznych. Brak wypowiedzenia przed końcem bieżącego cyklu oznacza automatyczne przedłużenie na kolejny okres.

5.4. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

6.1. Dostawca zobowiązuje się do:

• utrzymywania Platformy w stanie umożliwiającym korzystanie zgodnie z jej przeznaczeniem,
• zapewnienia dostępności Platformy na poziomie min. 99,5% w skali miesiąca (SLA), z wyłączeniem okien serwisowych,
• wykonywania automatycznych kopii zapasowych danych Klienta co 6 godzin,
• przechowywania danych na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej,
• stosowania szyfrowania danych w transmisji (TLS 1.2+) i w spoczynku (AES-256),
• powiadamiania Klienta o planowanych przerwach serwisowych z minimum 24-godzinnym wyprzedzeniem,
• udzielania wsparcia technicznego na warunkach określonych w wybranym planie subskrypcyjnym.

6.2. Dostawca nie gwarantuje, że Platforma będzie wolna od wszelkich błędów. Zobowiązuje się jednak do niezwłocznego usuwania zgłoszonych usterek krytycznych (w ciągu 4h dla planu Enterprise, 8h dla Professional, 24h dla Starter).

6.3. Dostawca zapewnia wdrożenie Platformy w czasie do 3 dni roboczych od momentu aktywacji konta, w tym konfigurację początkową i szkolenie podstawowe (online).

7.1. Klient zobowiązuje się do:

• korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującym prawem i postanowieniami niniejszej Umowy,
• terminowego regulowania opłat subskrypcyjnych,
• zabezpieczenia danych dostępowych do Platformy (login, hasło) przed dostępem osób nieuprawnionych,
• podania prawdziwych, aktualnych danych rejestracyjnych i ich bieżącej aktualizacji,
• spełniania wymogów prawnych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, w tym obowiązków podatkowych, fiskalnych i związanych z ochroną konsumentów,
• zapewnienia legalnej podstawy przetwarzania danych osobowych swoich członków (patrz: Umowa powierzenia przetwarzania danych),
• niezwłocznego informowania Dostawcy o wszelkich nieprawidłowościach w działaniu Platformy.

7.2. Klient nie może:

• udostępniać konta osobom trzecim niebędącym pracownikami lub współpracownikami Klienta,
• kopiować, dekompilować, reverse-engineerować ani modyfikować kodu źródłowego Platformy,
• wykorzystywać Platformy do celów niezgodnych z prawem lub naruszających prawa osób trzecich,
• obciążać Platformy w sposób zagrażający jej stabilności (np. automatyczne masowe zapytania bez zgody Dostawcy).

8.1. Każda ze Stron zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji handlowych, technicznych i organizacyjnych uzyskanych od drugiej Strony w związku z realizacją Umowy („Informacje Poufne”).

8.2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji:

• publicznie dostępnych (nie z winy Strony otrzymującej),
• uzyskanych niezależnie od drugiej Strony z legalnego źródła,
• których ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa lub na żądanie uprawnionego organu.

8.3. Obowiązek poufności obowiązuje przez cały czas trwania Umowy oraz przez 2 lata po jej rozwiązaniu.

8.4. Dostawca może wykorzystywać nazwę i logo Klienta w materiałach referencyjnych (strona www, case studies), chyba że Klient wyrazi pisemny sprzeciw.

9.1. Dostawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, z zastrzeżeniem ust. 9.2-9.5.

9.2. Odpowiedzialność Dostawcy jest ograniczona do szkód rzeczywistych (damnum emergens). Dostawca nie odpowiada za utracone korzyści (lucrum cessans).

9.3. Łączna odpowiedzialność Dostawcy z tytułu Umowy w okresie 12 miesięcy nie może przekroczyć kwoty równej sumie opłat subskrypcyjnych uiszczonych przez Klienta w tym samym okresie.

9.4. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• treści wprowadzone do Platformy przez Klienta lub jego członków,
• przerwy w dostępie do Platformy wynikające z przyczyn niezależnych od Dostawcy (awarie dostawców chmury, sieci, prądu),
• szkody wynikające z korzystania z Platformy niezgodnie z jej przeznaczeniem lub dokumentacją,
• działania lub zaniechania operatorów płatności (PayU, Przelewy24, Paynow),
• utratę danych spowodowaną działaniem Klienta (np. usunięcie danych z poziomu Platformy).

9.5. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za relacje ze swoimi członkami, w tym za realizację umów o karnety, zwroty, reklamacje konsumenckie oraz obowiązki fiskalne.

10.1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli jest to spowodowane okolicznościami siły wyższej.

10.2. Za siłę wyższą uznaje się zdarzenia zewnętrzne, nadzwyczajne i niemożliwe do zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, epidemie, wojny, akty terroryzmu, strajki powszechne, awarie infrastruktury telekomunikacyjnej o zasięgu krajowym, zmiany przepisów prawa uniemożliwiające wykonanie Umowy.

10.3. Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie powiadomi drugą Stronę o zaistnieniu i ustaniu takich okoliczności.

10.4. Jeżeli stan siły wyższej trwa dłużej niż 60 dni, każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

11.1. Umowa może zostać rozwiązana:

• za porozumieniem Stron — w dowolnym momencie,
• przez Klienta — z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, poprzez funkcję „Anuluj subskrypcję” w panelu administracyjnym lub wiadomość email do Dostawcy,
• przez Dostawcę — z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, w przypadku naruszenia przez Klienta postanowień Umowy lub Regulaminu,
• ze skutkiem natychmiastowym — przez każdą ze Stron w przypadku rażącego naruszenia Umowy przez drugą Stronę (po bezskutecznym wezwaniu do usunięcia naruszenia w terminie 14 dni).

11.2. Po rozwiązaniu Umowy Klient zachowuje prawo do eksportu swoich danych przez 30 dni. Eksport obejmuje: bazę klientów, karnety, historię wejść, zajęcia, wizyty, transakcje — w formacie CSV lub JSON.

11.3. Po upływie 30-dniowego okresu na eksport danych Dostawca usunie dane Klienta z Platformy, chyba że przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania.

11.4. Rozwiązanie Umowy nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty zaległych opłat subskrypcyjnych.

11.5. W przypadku rozwiązania umowy rocznej przed końcem okresu rozliczeniowego, niewykorzystana część opłaty nie podlega zwrotowi, chyba że rozwiązanie nastąpiło z winy Dostawcy.

12.1. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

12.2. Wszelkie spory wynikłe z Umowy Strony będą rozstrzygać w pierwszej kolejności polubownie. W przypadku braku porozumienia, właściwym będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Dostawcy.

12.3. Dostawca zastrzega sobie prawo do zmiany Umowy. O zmianach Klient zostanie powiadomiony z 30-dniowym wyprzedzeniem drogą elektroniczną. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

12.4. Nieważność poszczególnych postanowień Umowy nie wpływa na ważność pozostałych postanowień. Postanowienie nieważne zostanie zastąpione postanowieniem ważnym, najbliższym celowi gospodarczemu postanowienia zastępowanego.

12.5. Wszelka korespondencja związana z Umową kierowana jest na adresy email podane przez Strony (Dostawca: kontakt przez Platformę; Klient: adres email przypisany do konta).

12.6. Umowa stanowi całość porozumienia Stron w zakresie jej przedmiotu i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia ustne i pisemne.

12.7. Integralną częścią Umowy są:

• Regulamin platformy GymCore
• Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)
• Cennik dostępny na stronie gymcore.pl/#cennik